Zielbild
Dokumentationsaufwand reduzieren
→ mehr Zeit für fachliche Arbeit
SOS-Kinderdorf Essen & Düsseldorf · Laufendes Projekt seit Frühjahr 2026
Mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen. Weniger Zeit für Administration.
KI soll bei SOS-Kinderdorf nicht zum Selbstzweck werden. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und administrative Arbeit dort zu reduzieren, wo dadurch mehr Zeit für die eigentliche soziale Arbeit entstehen kann.
~20
identifizierte Use Cases
4
Umsetzungsstränge in Arbeit
5-6
Workshops bisher
~25
Führungskräfte im Führungskreis
Auftraggeber / Sponsor: Herbert Stauber, regionaler Bereichsleiter für SOS-Kinderdorf Essen & Düsseldorf
Ausgangslage
KI war vorhanden. Eine gemeinsame Richtung noch nicht.
Der KI-Reifegrad innerhalb der Organisation war zunächst gering. Einzelne Copilot-Lizenzen waren vorhanden, Copilot Free war grundsätzlich verfügbar und einzelne Mitarbeitende nutzten KI bereits eigeninitiativ.
Der rund 25-köpfige Führungskreis sowie Mitarbeitende aus operativen Bereichen wie stationären Wohngruppen, ambulanten Hilfen, Kita, Jugendhilfe und weiteren sozialen Arbeitsbereichen werden in die Entwicklung eingebunden.
gemeinsame Leitlinien
systematisches Use-Case-Management
organisierte Pilotierung
Multiplikatorenstruktur
klare Governance
gemeinsames Verständnis von Mensch-KI-Zusammenarbeit
Zielbild
KI dort einsetzen, wo sie soziale Arbeit besser unterstützt.
Zielbild
Abläufe vereinfachen
→ weniger manuelle Reibung
Zielbild
Meetings strukturieren
→ weniger Nachbereitung
Zielbild
KI-Kompetenz aufbauen
→ Teams können Lösungen selbstständig sinnvoll nutzen
Vorgehen
Sieben Schritte vom Arbeitsalltag zum KI-Programm.
01
Verstehen
Ist-Analyse gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden aus den operativen Bereichen.
02
Use Cases identifizieren
Rund 20 konkrete Anwendungsfälle aus der tatsächlichen Arbeit sammeln.
03
Bewerten & priorisieren
Use-Case-Matrix und Komplexitätsmatrix nach Nutzen, Aufwand, Machbarkeit, organisatorischen Voraussetzungen sowie Datenschutz und Risiken aufbauen.
04
Prozess prüfen
Bevor KI eingesetzt wird, prüfen, ob der bestehende Prozess bereits vereinfacht werden kann.
05
Pilotieren
Lösungen zunächst mit kleineren Nutzergruppen testen.
06
Feedback & Weiterentwicklung
Erfahrungen aus der Praxis zurück in Prozess und Lösung spielen.
07
Rollout & Enablement
Nach erfolgreicher Erprobung Schulungen, Kommunikation, Multiplikatoren, breitere Nutzung und weitere Use Cases vorbereiten.
Highlight
Prozess zuerst. KI danach.
Meeting-Dokumentation und Nachbereitung verursachen manuellen Aufwand. Im Projekt wird Copilot deshalb nicht einfach auf den bestehenden Ablauf gesetzt.
Heute / bisher
Termine dokumentieren, Nachbereitung erstellen und Inhalte manuell auswerten.
Prozess vereinfachen
Termin- und Meetingvorlagen analysieren, Vorlagen vereinfachen, Dokumentationslogik strukturieren und Zielprozess definieren.
KI ergänzen
Copilot für Transkription einsetzen, Inhalte zusammenfassen, strukturierte Auswertung unterstützen und Nachbereitung reduzieren.
Umsetzung
Vier Umsetzungsstränge aktuell in Arbeit.
01
Dokumentation stationäre Wohngruppen
02
Dokumentation ambulante Hilfen
03
Meeting-Dokumentation / Transkription / Auswertung mit Copilot
04
KI-Leitfaden / Governance / sichere Nutzung
Multiplikatorenmodell
KI-Kompetenz nicht zentralisieren. Sondern in die Organisation bringen.
Führungskräfte übernehmen Verantwortung in ihren Bereichen.
Mitarbeitende können ebenfalls Multiplikatoren werden.
Multiplikatoren dienen als Ansprechpartner.
Erfahrungen werden in die Teams getragen.
Fragen können dezentral beantwortet werden.
Neue Use Cases können aus den Bereichen zurückgespielt werden.
Governance & Enablement
Sichere Nutzung braucht mehr als Toolkenntnis.
KI-Handbuch / KI-Leitfaden
Prompt-Bibliothek
Copilot-Agenten
Regeln für Nutzung
Datenschutz-Leitplanken
Rollen von Mensch und KI
Toolkenntnis
Akzeptanz und Enablement
Die Arbeit erfolgt innerhalb der bestehenden Datenschutz- und Organisationsleitplanken.
Artefakte / Einblicke
Reale Projektartefakte werden nur nach Freigabe gezeigt.
Die Seite ist so strukturiert, dass später freigegebene und bei Bedarf anonymisierte Einblicke ergänzt werden können.
anonymisierte Use-Case-MatrixAusschnitt KI-LeitfadenAusschnitt Prompt-BibliothekProzessdarstellung
Rolle von Venthay
Transformationsbegleitung und Umsetzungssteuerung aus einer Hand.
Die ersten Workshops fanden teilweise gemeinsam mit cidpartners statt. Die weitere Transformationsbegleitung und Umsetzungssteuerung erfolgt durch Venthay.
Ist-Analyse
Workshop-Konzeption
Moderation
Use-Case-Erhebung
Priorisierung
Prozessarbeit
Governance-Konzeption
Enablement
Umsetzungssteuerung
Rollout-Vorbereitung
Wo das Projekt heute steht
Laufend, priorisiert, in Pilotierung und Rollout-Vorbereitung.
rund 20 Use Cases identifiziert und strukturiert
vier priorisierte Umsetzungsstränge in Arbeit
ca. 5-6 Workshops durchgeführt
Multiplikatorenmodell im Aufbau
KI-Leitfaden / Handbuch in Entwicklung
Prompt-Bibliothek im Aufbau
erste Copilot-basierte Workflows in Pilotierung / Rollout-Vorbereitung