SOS-Kinderdorf: Mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen. Weniger Zeit für Administration.

Laufendes Projekt seit Frühjahr 2026 in Essen und Düsseldorf. KI soll bei SOS-Kinderdorf nicht zum Selbstzweck werden. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen und administrative Arbeit dort zu reduzieren, wo dadurch mehr Zeit für die eigentliche soziale Arbeit entstehen kann.

identifizierte Use Cases: ~20
Umsetzungsstränge in Arbeit: 4
Workshops bisher: 5–6
Führungskräfte im Führungskreis: ~25

Auftraggeber / Sponsor: Herbert Stauber, regionaler Bereichsleiter für SOS-Kinderdorf Essen & Düsseldorf

Ausgangslage

KI war vorhanden. Eine gemeinsame Richtung noch nicht.

Der KI-Reifegrad innerhalb der Organisation war zunächst gering. Einzelne Copilot-Lizenzen waren vorhanden, Copilot Free war grundsätzlich verfügbar und einzelne Mitarbeitende nutzten KI bereits eigeninitiativ.

Der rund 25-köpfige Führungskreis sowie Mitarbeitende aus stationären Wohngruppen, ambulanten Hilfen, Kita, Jugendhilfe und weiteren sozialen Arbeitsbereichen werden in die Entwicklung eingebunden.

Was noch fehlte

gemeinsame Leitlinien
systematisches Use-Case-Management
organisierte Pilotierung
Multiplikatorenstruktur
klare Governance
gemeinsames Verständnis von Mensch-KI-Zusammenarbeit

Zielbild

KI dort einsetzen, wo sie soziale Arbeit besser unterstützt.

Dokumentationsaufwand reduzieren
→ mehr Zeit für fachliche Arbeit
Abläufe vereinfachen
→ weniger manuelle Reibung
Meetings strukturieren
→ weniger Nachbereitung
KI-Kompetenz aufbauen
→ Teams nutzen Lösungen selbstständig

Vorgehen

Sieben Schritte vom Arbeitsalltag zum KI-Programm.

Verstehen

Ist-Analyse gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden aus den operativen Bereichen.

Use Cases identifizieren

Rund 20 konkrete Anwendungsfälle aus der tatsächlichen Arbeit sammeln.

Bewerten & priorisieren

Use-Case- und Komplexitätsmatrix nach Nutzen, Aufwand, Machbarkeit, organisatorischen Voraussetzungen, Datenschutz und Risiken.

Prozess prüfen

Bevor KI eingesetzt wird, prüfen, ob der bestehende Prozess bereits vereinfacht werden kann.

Pilotieren

Lösungen zunächst mit kleineren Nutzergruppen testen.

Feedback & Weiterentwicklung

Erfahrungen aus der Praxis zurück in Prozess und Lösung spielen.

Rollout & Enablement

Nach erfolgreicher Erprobung Schulungen, Kommunikation, Multiplikatoren, breitere Nutzung und weitere Use Cases vorbereiten.

Beispiel: Meeting-Dokumentation

Prozess zuerst. KI danach.

Meeting-Dokumentation und Nachbereitung verursachen manuellen Aufwand. Copilot wird deshalb nicht einfach auf den bestehenden Ablauf gesetzt.

1 · Heute / bisher
Termine dokumentieren, Nachbereitung erstellen und Inhalte manuell auswerten.
2 · Prozess vereinfachen
Termin- und Meetingvorlagen analysieren, Vorlagen vereinfachen, Dokumentationslogik strukturieren, Zielprozess definieren.
3 · KI ergänzen
Copilot für Transkription einsetzen, Inhalte zusammenfassen, strukturierte Auswertung unterstützen, Nachbereitung reduzieren.

Umsetzung

Vier Umsetzungsstränge in Arbeit.

01 / 04
Dokumentation stationäre Wohngruppen
02 / 04
Dokumentation ambulante Hilfen
03 / 04
Meeting-Dokumentation, Transkription und Auswertung mit Copilot
04 / 04
KI-Leitfaden, Governance und sichere Nutzung

Multiplikatoren

KI-Kompetenz nicht zentralisieren. Sondern in die Organisation bringen.

Führungskräfte übernehmen Verantwortung in ihren Bereichen.
Mitarbeitende können ebenfalls Multiplikatoren werden.
Multiplikatoren dienen als Ansprechpartner.
Erfahrungen werden in die Teams getragen.
Fragen können dezentral beantwortet werden.
Neue Use Cases werden aus den Bereichen zurückgespielt.

Governance & Enablement

Sichere Nutzung braucht mehr als Toolkenntnis.

KI-Handbuch / KI-Leitfaden
Prompt-Bibliothek
Copilot-Agenten
Regeln für Nutzung
Datenschutz-Leitplanken
Rollen von Mensch und KI
Toolkenntnis
Akzeptanz und Enablement

Die Arbeit erfolgt innerhalb der bestehenden Datenschutz- und Organisationsleitplanken.

Rolle von Venthay

Transformationsbegleitung und Umsetzungssteuerung aus einer Hand.

Die ersten Workshops fanden teilweise gemeinsam mit cidpartners statt. Die weitere Transformationsbegleitung und Umsetzungssteuerung erfolgt durch Venthay.

Ist-AnalyseWorkshop-KonzeptionModerationUse-Case-ErhebungPriorisierungProzessarbeitGovernance-KonzeptionEnablementUmsetzungssteuerungRollout-Vorbereitung

Projektstatus

Laufend, priorisiert, in Pilotierung und Rollout-Vorbereitung.

Rund 20 Use Cases identifiziert und strukturiertErledigt
Vier priorisierte Umsetzungsstränge in ArbeitPilotierung
5–6 Workshops durchgeführtErledigt
MultiplikatorenmodellIm Aufbau
KI-Leitfaden / HandbuchIm Aufbau
Prompt-BibliothekIm Aufbau
Erste Copilot-basierte WorkflowsPilotierung

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